06 Let's make a WBS（Work Breakdown Structure）

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Published: Feb. 17, 2026, 3:02 p.m. UTC / Updated: Feb. 17, 2026, 3:11 p.m. UTC
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WBS (Work Breakdown Structure)

Project management made incredibly simple.

Creating a WBS (Work Breakdown Structure) used to require Excel or MS Project. With PinotWalk, it's all done in your browser.
With intuitive drag-and-drop operations, anyone can create a professional project plan in just 5 minutes.

📊 What is WBS?

Work Breakdown Structure is a methodology for breaking down projects into smaller tasks and managing them hierarchically.

Why Do You Need WBS?

  • ✅ Visualize Progress: See task completion status at a glance
  • ✅ Prevent Oversights: Breaking down the whole prevents missed tasks
  • ✅ Clear Role Assignment: Manage who does what by when in one view
  • ✅ Schedule Management: Visualize timelines with Gantt charts

PinotWalk WBS Features

Feature Description Difference from Traditional Tools
🚀 Incredibly Easy Edit cells like Excel No complex setup like MS Project
💼 Professional Grade Compliant with enterprise PMO standards Consultant-quality output
📈 Built-in Gantt Chart Schedules automatically visualized Excel requires manual drawing
🌐 Open Format Saved as .wbs (JSON) No vendor lock-in
👥 Team Sharing All Space members can view in real-time No more email attachments

🎯 What You Can Do

✅ Basic WBS Functions

  • Hierarchical Task Management (Parent Task → Child Task → Grandchild Task...)
  • 13 Column Types (Text, Date, User, Status, Progress Rate, Hours, etc.)
  • Status Management (Not Started / In Progress / Completed / Blocked)
  • Progress Visualization (Progress bar display)
  • Assignee Assignment (User selection available)

✅ Gantt Chart (Calendar View)

  • Parallel Display of Planned and Actual
  • Automatic Calendar Range Calculation (Earliest start to latest end date)
  • Two-tier Month/Day Header (YYYY-MMM format)
  • Task Bar Visualization (Light blue = Planned, Dark color = Actual)
  • Milestone Display (Highlight important milestones)

📤 Creating a WBS File

  • Creating a WBS means you probably have a project and are involved in its management.
  • You'll likely create a Team to centrally manage the project and a Space for planning and managing the WBS and other project activities.
  • On the Space screen, you'll find the [+WBS] button right next to the Files title on the left side.
  • This button opens up the world of WBS!

How to: Create a New WBS

  1. Navigate to the Space Page

    • Team detail page → Spaces tab → Click on your target Space

  2. Open the Files Tab

    • Click on the "Files" tab

  3. Click "+WBS"

    • Once the WBS opens, you can start editing in an Excel-like interface.

📊 How to Use the WBS Viewer

Basic Screen Layout

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  WBS: Project Name                           📊 Stats Panel   │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────────│
│                                                                │
│  ┌──────────┬──────┬──────┬────────┬──────┬─────────────────┐ │
│  │Task Name │Status│Owner │Start   │End   │ Gantt Chart     │ │
│  ├──────────┼──────┼──────┼────────┼──────┼─────────────────┤ │
│  │ ▼ Phase1 │Done  │Yamada│01/15   │02/28 │■■■■■■■■■■│ │
│  │   Req.Def│Done  │Suzuki│01/15   │01/31 │ ■■■■          │ │
│  │   Design │Done  │Sato  │02/01   │02/28 │      ■■■■■■│ │
│  │ ▼ Phase2 │WIP   │Tanaka│03/01   │05/31 │          ████  │ │
│  │   Dev    │WIP   │Takaha│03/01   │04/30 │          ■■■  │ │
│  │   Test   │To Do │Watana│05/01   │05/31 │                │ │
│  └──────────┴──────┴──────┴────────┴──────┴─────────────────┘ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Stats Panel

Displays an overview of the entire WBS:

  • Total Tasks: Total number of tasks
  • Root Tasks: Number of top-level tasks (tasks without a parent)
  • Max Depth: Depth of hierarchy (maximum number of levels)
  • Columns: Number of columns

Tree View Operations

Expand/Collapse Tasks

  • Click ▼ button → Show/hide child tasks
  • Expand All → Click "Expand All" button at the top
  • Collapse All → Click "Collapse All" button at the top

Status Badges

Task status is displayed with colors:

Status Display Color
Completed COMPLETED 🟢 Green
In Progress IN_PROGRESS 🟠 Orange
Not Started NOT_STARTED ⚪ Gray
Blocked BLOCKED 🔴 Red

Progress Bar

Task progress is displayed visually:

0%    ░░░░░░░░░░ (empty)
25%   ██░░░░░░░░ (light blue bar)
50%   █████░░░░░
75%   ███████░░░
100%  ██████████ (dark bar)

📅 Gantt Chart Features

Calendar View

Two-Row Header Structure

┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│         2026-Jan          │         2026-Feb          │
├──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┼──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┤
│ 1│ 2│ 3│ 4│ 5│...│30│31│ │ 1│ 2│ 3│ 4│...│27│28│ │
└──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┘
  • Row 1: Month header (YYYY-MMM format, e.g., 2026-Jan)
  • Row 2: Dates (1–31)

Understanding Task Bars

Planned and Actual shown in parallel:

Planned:  ░░░░░░░░░░░░░░  (light color, top row)
Actual:       ██████████  (dark color, bottom row)
  • Top row (light color): Planned period (Planned Start – Planned Due)
  • Bottom row (dark color): Actual period (Actual Start – Actual Due)

Visualizing Delays:

  • Actual bar exceeds Planned → Delay detected (shown in red)
  • Actual bar within Planned → On track (shown in green)

Zoom Level

Switch the Gantt chart display granularity:

  • Day: Daily view (default)
  • Week: Weekly aggregated view
  • Month: Monthly aggregated view

🎨 Customizing Columns

Default Columns (13 Types)

PinotWalk WBS comes with 13 standard columns based on project management best practices:

カラム名 型 説明
WBS No. text WBS番号（例: 1.1.1）
Task Name text タスク名（必須）
Status select ステータス（未着手/進行中/完了/ブロック中）
Owner user 担当者
Team team Team in charge
Planned Start date Planned start date
Planned Due date Planned end date
Actual Start date Actual start date
Actual Due date Actual end date
Planned Hours number Planned hours
Actual Hours number Actual hours
Progress number Progress (0–100%)
Notes textarea Notes/remarks

Adding Columns (Coming Soon)

You can add custom columns:

  • Budget column (currency): { type: "currency", currency: "JPY" }
  • Priority (select): { type: "select", options: ["High", "Medium", "Low"] }
  • URL (url): { type: "url" }
  • Email (email): { type: "email" }

💡 Use Cases

Software Development Project

【Phase 1】Requirements & Design
  ├─ User Interviews
  ├─ Requirements Document
  ├─ System Design
  └─ Database Design
【Phase 2】開発
  ├─ バックエンド開発
  │   ├─ API設計
  │   ├─ 認証機能
  │   └─ データベース構築
  ├─ フロントエンド開発
  │   ├─ UI/UXデザイン
  │   ├─ コンポーネント実装
  │   └─ 画面遷移実装
  └─ インフラ構築
【Phase 3】テスト・リリース
  ├─ 単体テスト
  ├─ 結合テスト
  ├─ ユーザー受入テスト
  └─ 本番リリース

建設プロジェクト

【Phase 1】基本設計
  ├─ 地質調査
  ├─ 建築設計
  └─ 構造設計
【Phase 2】施工
  ├─ 基礎工事
  ├─ 躯体工事
  ├─ 内装工事
  └─ 設備工事
【Phase 3】検査・引渡し
  ├─ 完成検査
  ├─ 是正工事
  └─ 引渡し

研究プロジェクト

【Phase 1】文献調査
【Phase 2】実験計画
  ├─ 実験デザイン
  ├─ 材料調達
  └─ 予備実験
【Phase 3】本実験
  ├─ データ収集
  ├─ データ解析
  └─ 結果検証
【Phase 4】論文執筆
  ├─ 初稿執筆
  ├─ 査読対応
  └─ 最終版提出

🚀 プロの使い方（Tips）

Tip 1: WBS番号の自動採番

WBS番号（例: 1.1.1）は、階層構造から自動生成されます。

1. Phase 1              → WBS No. = "1"
  1.1 要件定義          → WBS No. = "1.1"
    1.1.1 ヒアリング    → WBS No. = "1.1.1"
    1.1.2 要件書作成    → WBS No. = "1.1.2"
  1.2 設計              → WBS No. = "1.2"
2. Phase 2              → WBS No. = "2"

手動で設定する必要はありません。

Tip 2: クリティカルパスの特定

ガントチャートで、最も遅延が許されないタスク列を見つけましょう。

  • 最終納期から逆算して、「このタスクが遅れたら全体が遅れる」タスクがクリティカルパス
  • ActualバーがPlannedを超えているタスクに注目

Tip 3: 進捗会議での活用

週次進捗会議でWBSを画面共有：

  1. 完了タスク → ✅ COMPLETED に変更
  2. 進行中タスク → 🟠 IN_PROGRESS、Progress % を更新
  3. 遅延タスク → Actual Due を再設定、Notes に理由を記載
  4. ブロックタスク → 🔴 BLOCKED に変更、原因を記載

会議後は自動保存されるため、議事録作成不要。

Tip 4: 担当者ごとのタスク抽出

将来対応予定：

  • フィルター機能で「Owner = 山田」でフィルター
  • 担当者ごとのタスクリストを一覧表示

Tip 5: Excelへエクスポート（将来対応予定）

  • 「Export to Excel」ボタンで .xlsx ファイルにエクスポート
  • 経営層への報告資料に活用

🔒 権限管理

アクセス制御

WBSファイルは、Spaceメンバーのみがアクセスできます。

  • Space Member（MEMBER）: 閲覧・編集可能
  • Space Viewer（VIEWER）: 閲覧のみ
  • Space Admin（ADMIN）: すべての操作が可能（削除含む）

チームへの共有

  1. Space詳細ページ → 「Members」タブ
  2. 「Add Member」ボタンをクリック
  3. 追加したいユーザーを選択
  4. 役割を選択（ADMIN / MEMBER / VIEWER）
  5. 追加完了

📊 なぜPinotWalk WBSを使うべきか？

❌ 従来のツールの問題点

ツール 問題点
Excel ・ガントチャートは手作業で描画
・バージョン管理が煩雑（ファイル添付メール地獄）
・複数人で同時編集できない
MS Project ・高額（年間7万円〜）
・操作が複雑（習得に時間がかかる）
・クラウド共有が不便
Asana/Trello ・WBS形式ではない（カンバン方式）
・階層構造が弱い
・ガントチャートが有料プラン限定

✅ PinotWalk WBSの優位性

特徴 メリット
🆓 完全無料 追加課金なし、すべての機能が使い放題
🚀 5分で使える 難しい設定不要、ドラッグ&ドロップで即スタート
💼 プロ仕様 大手企業のPMO基準に準拠した13カラム
🌐 どこでもアクセス ブラウザだけで動作、インストール不要
👥 リアルタイム共有 チームメンバー全員が同じ画面を見ながら議論
🔓 オープンフォーマット .wbs (JSON) 形式、将来的に他ツールへ移行可能
📈 ガントチャート自動生成 日付を入力するだけで、自動的に図示

🔧 トラブルシューティング

Q1: Excelファイルをアップロードしても変換できない

原因:

  • Excelファイルに「タスク名」カラムがない
  • シートが空、またはデータがない

解決方法:

  1. Excelファイルを開く
  2. 「タスク名」「Task Name」「項目」などのカラムが存在するか確認
  3. 最低1行以上のデータが入力されているか確認
  4. 再度アップロード

Q2: ガントチャートが表示されない

原因:

  • 開始日・終了日が入力されていない

解決方法:

  1. 少なくとも1つのタスクに「Planned Start」と「Planned Due」を入力
  2. ページをリロード

Q3: 階層が正しく認識されない

原因:

  • Excelのインデントが認識されていない

解決方法:

  • タスク名の前に【】を使って親タスクを明示：
    【Phase 1】
  子タスク
【Phase 2】

Q4: ファイルサイズが大きすぎてアップロードできない

制限:

  • WBSファイル: 10MB まで
  • Excelファイル: 10MB まで

解決方法:

  • 不要なシートを削除
  • 画像・グラフを削除
  • プロジェクトを複数のWBSファイルに分割

📚 関連リソース

ユーザー向け

開発者向け

オープンソース

  • .wbs フォーマット仕様: MITライセンスで公開予定
  • wbs-format ライブラリ: PyPIで配布予定（pip install wbs-format）
  • wbs-editor コンポーネント: npmで配布予定（npm install wbs-editor）

💬 フィードバック

WBS機能について、ご意見・ご要望がありましたら：

  1. PinotWalk内の「フィードバック」機能から送信
  2. GitHubのIssueで報告: GitHub Issues
  3. チーム管理者に相談

あなたのフィードバックが、次のアップデートに反映されます。

最終更新: 2026-02-14

🎓 まとめ

PinotWalk WBSを使えば、プロジェクト管理が驚くほど簡単になります。

✅ 5分で使える 直感操作
✅ プロ仕様 の13カラム & ガントチャート
✅ 完全無料、追加課金なし
✅ チーム全員で共有 できる

今すぐ始めましょう！

  1. Spaceページに移動
  2. 「Files」タブを開く
  3. ExcelファイルをアップロードするだけWBSで、あなたのプロジェクトを成功に導きましょう。

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